Tietosuojaseloste
Päivitetty 22.4.2025
Rekisterin nimi
Pilviboksi.fi-palvelu
Rekisterinpitäjä
Pilviboksi.fi
Jarno Rankinen
Y-tunnus 3517952-2
tuki@pilviboksi.fi
Kerätyt tiedot ja niiden tarkoitus
Pilviboksi.fi, myöhempänä “palvelu”, kerää henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat asiakkaan ja palveluntarjoajan välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle.
Pilviboksi.fi ei tee sinua koskevia profilointeja, ja kaikenlaista tiedonkeruuta pyritään välttämään.
Seuraavia tietoja kerätään:
- Sähköpostiosoite, kirjanpitoa varten, tilin aktivointiin sekä palvelun ylläpitoon
- Mahdollinen muu laskutusosoite, kirjanpitoa varten
- Asiakastunnus, kirjanpitoa varten
- Käyttäjätunnus, palvelun ylläpitoa varten
- Käytettyjen päätelaitteiden IP-osoitteet, palvelun ylläpitoa varten
- henkilön Matrix-tunnus (MXID) yhteydenpidossa rekisterinpitäjään Matrix-verkon kautta
- henkilön Signal-tunnus yhteydenpidossa rekisterinpitäjään Signal-palvelun kautta
Edellä mainittuihin tietoihin viitataan myöhemmin nimellä asiakasrekisteri.
Huomioitavaa
Lain näkökulmasta pilviboksi.fi käsittelee myös kaikkia palveluun tallentamiasi tietoja ja tiedostoja. Näiden tietojen ja tiedostojen käsittely pilviboksi.fi toimesta rajoittuu yksinomaan säilyttämiseen asiakkaan pyynnöstä.
Henkilötietoja sisältävät tiedostot suositellaan salaamaan asiakkaan toimesta ennen palveluun tallentamista. Mikään julkisen internetin kautta saatavilla oleva tieto ei ole täysin varmasti pääsemättömissä.
Jos tallennat palveluun muita kuin omia henkilötietojasi, hyväksyt samalla tietojenkäsittelysopimuksessa mainitut ehdot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennetaan tietoja henkilöstä, kun
- henkilö luo tilin palveluun
- henkilö syöttää itse tietoja palveluun
- henkilö käyttää palvelua (IP-osoite ja käyttäjätunnus)
- henkilö ottaa yhteyttä ylläpitoon tai asiakaspalveluun
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Profiiliin tallennetut henkilötiedot on luettavissa sinulle itsellesi ja henkilöille, joilla on ylläpito-oikeudet palveluun. Ylläpito-oikeudet myönnetään vain henkilöille, jotka ovat vastuussa pilviboksi.fi-palvelun teknisestä ylläpidosta. Oikeuksien myöntäminen arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
Profiilitiedot ovat nähtävissä myös palvelun muille käyttäjille, jotka ovat kanssasi samassa jakoryhmässä.
Asiakasrekisteriin tallennetut tiedot ovat nähtävissä vain pilviboksi.fi-palvelun työntekijöille.
Henkilötietoja vastaanottavat seuraavat palvelun tarjoamisen kannalta välttämättömät tahot:
- Maksunvälittäjä ja/tai pankki, joita käytetään maksutapahtuman yhteydessä
- Mahdollinen kirjanpitäjä, kirjanpito-ohjelmiston palveluntarjoaja ja/tai tilitoimisto
- Sähköisen viestinnän palveluntarjoajat, kuten käytettyjen sähköpostipalvelimien operaattorit, Matrix-palveluntarjoajat ja Signal Messenger LLC
- Infrastruktuurin palveluntarjoaja Hetzner Online GmbH, sekä sen alihankkijana Hetzner Finland Oy.
Muutoin henkilötietoja luovutetaan vain lakiin, viranomaismääräykseen tai vastaavaan perustuvasta syystä.
Henkilötietojen tallentaminen, säilyttäminen, suojaaminen ja käsittely
Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja käsittelemiseltä.
Kaikkia palveluun tallennettuja tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisina.
Palvelun tietoja säilytetään Hetzner Online GmbH sekä Hetzner Finland Oy -yhtiöiden hallinnoimilla palvelimilla Suomessa, sekä asiakasrekisterin tietojen osalta rekisterinpitäjän toimitiloissa Suomessa. Kirjanpidon kannalta olennaisia tietoja voidaan säilyttää myös pankkipalvelun, kirjanpito-ohjelmiston tai tilitoimiston palveluntarjoajan palvelimilla.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle.
Tiedostoihin ja tietoihin pääsy vaatii kirjautumisen käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai vastaavalla varmenteella niiltä osin, kun et itse ole jakanut pääsyä tietoihin julkisella linkillä.
Kaikki rekisteriin tallennettu tieto säilytetään salatussa muodossa, kun tietoja ei käsitellä. Verkkosiirtojen ajaksi tiedot salataan.
Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää tunnistautumista käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai vastaavalla varmenteella. Palvelinympäristö on suojattu salausavaimilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimien ja käyttäjän laitteiden välinen tietoliikenne on salattu.
Huomioi, että palveluun tallentamasi tiedostot voivat sisältää henkilötietoja. Tiedostojen sisältöä ei käsitellä luettavassa muodossa pilviboksi.fi-palvelun toimesta. Tiedostojen tiedostonimet ovat luettavissa palvelun henkilöstölle, joilla on ylläpito-oikeus.
Teknisistä syistä tallentiemasi tiedostojen salaus puretaan automaattisesti välimuistiin palvelimilla, lukuun ottamatta päästä päähän -salattuja (E2EE) tiedostoja. Tämä koskee myös järjestelmien automaattista varmuuskopiointia. Tämä salauksen purku on tilapäistä, tietoja ei säilytetä salaamattomassa muodossa.
Säilytysajat
Kirjanpidollisia tietoja säilytetään Suomen lain mukaisesti vähintään 7 vuoden ajan.
Lopettaessasi tilin kaikki muut tiedot poistetaan rekisteristä tilin lopettamisen yhteydessä, ellei siihen ole lakiin, viranomaismääräykseen tai vastaavaan perustuvaa estettä.
Palvelu käyttää automaattista varmuuskopiointia, jossa tiedostoja säilytetään 7 päivän ajan. Tämän jälkeen tiedostot poistetaan automaattisesti myös varmuuskopioista.
Evästeiden käyttö
Rekisteröitymissivustolla käytetään toiminnallisia evästeitä. Myös itse palveluun kirjautumiseen vaaditaan toiminnallisten evästeiden käyttöä.
Palvelussa tai sen osissa ei käytetä kolmannen osapuolen evästeitä.
Tarkastusoikeudet
Käyttäjänä sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja aina kirjallisesti. Tietoja ja korjauksia voi pyytää lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen tuki@pilviboksi.fi.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen tuki@pilviboksi.fi
Henkilön itsensä Pilviboksi.fi-palveluun lisäämät tiedot (näkyvissä käyttöliittymässä) käyttäjä voi poistaa itse oma-aloitteisesti.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei tietojen käsittelyyn ole muuta lakiin, viranomaismääräykseen tai vastaavaan liittyvää perustetta. Tietojen poistoa voi pyytää osoitteesta tuki@pilviboksi.fi.
Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle.
Muutokset
Pilviboksi.fi päivittää tätä tietosuojalausuntoa kun tiedot muuttuvat tai siihen on muutoin tarvetta. Muutoksista tiedotetaan palvelun sisäänrakennetulla ilmoituskanavalla.